Povinnost vyúčtovat služební cestu

Dobrý den,

dle § 42 zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce, může zaměstnavatel vyslat zaměstnance na dobu nezbytné potřeby na pracovní cestu jen na základě dohody s ním. Zaměstnanec na pracovní cestě koná práci podle pokynů vedoucího zaměstnance, který ho na pracovní cestu vyslal.

Souhlas s vysíláním na pracovní cestu může dát zaměstnanec zaměstnavateli i předem v pracovní smlouvě.

Podle § 153 zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce, zaměstnavatel určí předem písemně podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad, zejména dobu a místo nástupu a ukončení cesty, místo plnění pracovních úkolů, způsob dopravy a ubytování, přitom přihlíží k oprávněným zájmům zaměstnance. Jestliže jsou vzhledem k okolnostem práva zaměstnance na cestovní náhrady a jejich výši nezpochybnitelné, předchozí písemná forma určení podmínek se nevyžaduje, netrvá-li na ní zaměstnanec.

Za účelem splnění povinnosti stanovení v § 153 zákoníku práce zaměstnanec a zaměstnavatel (prostřednictvím schválení vedoucího zaměstnance zaměstnavatele) před služební cestou obvykle vyplňují tzv. cestovní příkaz (ve Vašem případě žádost o schválení služební cesty). Tento cestovní příkaz obsahuje konkrétní podmínky pracovní cesty zaměstnance, tj. zejména dobu a místo nástupu a ukončení pracovní cesty, místo plnění pracovních úkolů a způsob dopravy a ubytování. Na další straně bývá obvykle vyúčtování pracovní cesty.

Cestovní příkaz má však význam také z hlediska důkazního. Dokládá, kam a kdy zaměstnance zaměstnavatel vyslal (tedy že zaměstnavatel nebyl na svém pravidelném pracovišti) a že tam byl v rámci plnění svých pracovních povinností, což má význam při vzniku různých škodných událostí jako jsou úrazy, vznik škody apod. Zaměstnanci i zaměstnavatelé by tak měli mít důkaz toho, že je zaměstnavatel na pracovní cestu vyslal a za jakých podmínek.

Dle § 183 zákoníku práce platí, že jestliže se zaměstnanec se zaměstnavatelem nedohodne na jiné době, je zaměstnanec povinen do 10 pracovních dnů po dni ukončení pracovní cesty nebo jiné skutečnosti zakládající právo na cestovní náhradu předložit zaměstnavateli písemné doklady potřebné k vyúčtování cestovních náhrad a vrátit nevyúčtovanou zálohu. Nedohodnou-li se smluvní strany na jiné době, je zaměstnavatel povinen do 10 pracovních dnů ode dne předložení písemných dokladů zaměstnancem provést vyúčtování cestovních náhrad a uspokojit jeho práva. Částka, kterou má zaměstnavatel zaměstnanci poskytnout v české měně, se zaokrouhlí na celé koruny směrem nahoru.

Každá na cestovním příkazu schválená a již uskutečněná cesta by se tedy opravdu měla řádným způsobem vyúčtovat. Jedná se o doklad pro Vás i zaměstnavatele.

Děkuji Vám za dotaz a přeji pěkný den.

Autor: Mgr. Martin Čermák, advokát